À propos de nous
Dans le Groupe OP’TEAM GROUP regroupant les entités MAXXING, OPTIMIX SOLUTIONS & OPTIMIX ETUDES, nous développons des solutions logicielles innovantes utilisées par de grands acteurs du retail en France et à l'international.
Pour accompagner notre développement, nous recherchons un(e) Office Manager bilingue anglais (F/H) à Marcq-en-Baroeul.
Vous aimez organiser, anticiper, coordonner et faire en sorte que tout fonctionne parfaitement ?
Vous aimez autant travailler avec la Direction Générale qu'avec les équipes ?
Alors ce poste est probablement fait pour vous.
Votre mission
Bras droit de la Direction Générale, vous êtes au cœur du fonctionnement de l'entreprise.
Véritable chef d'orchestre, vous assurez le bon fonctionnement quotidien des bureaux tout en accompagnant la Direction sur des sujets administratifs, organisationnels, RH et événementiels.
Votre rôle est essentiel : permettre aux équipes de travailler dans les meilleures conditions tout en facilitant l’organisation des Directeurs.
Vos principales responsabilités
Assistanat de Direction
- Gestion complexe des agendas
- Organisation des déplacements de tous les collaborateurs via la plateforme de voyages
- Préparation logistique des réunions de Direction, des visites clients, partenaires
- Préparation des ordres du jours et Rédaction des comptes rendus
- Gestion des courriers et correspondances
- Suivi de certains dossiers administratifs et contractuels (commandes clients, factures, contrats, mise à la signature).
Office Management
Vous êtes la personne garante du bon fonctionnement des bureaux.
À ce titre vous pilotez notamment :
- les prestataires
- les fournisseurs
- les sujets liés aux locaux
- le suivi des interventions techniques
- la mise en place et le respect des procédures internes
- les appels entrants
Vous veillez en permanence à offrir un environnement de travail agréable et fonctionnel aux collaborateurs et à la Direction.
Coordination interne
Vous êtes un véritable point de contact entre :
- la Direction
- les managers
- les collaborateurs
- les partenaires
- les prestataires
Vous facilitez la circulation de l'information et accompagnez les projets transverses.
Vie de l'entreprise
Vous participez activement à la qualité de vie au travail.
Vous organisez notamment :
- événements internes
- réunions
- moments de convivialité
- communication interne
Support RH ponctuel
En lien avec la DRH :
- organisation des recrutements
- Sourcing,
- Suivi des offres
- Organisation logistique des entretiens
Gestion administrative
- facturation
- notes de frais via l’outil dédié
- suivi de la flotte automobile et téléphonique
- reporting
- archivage documentaire
- Participation à des missions transverses (aide juridique, suivi RSE, conformité RGPD).
- Appui ponctuel à la préparation ou au suivi de dossiers stratégiques spécifiques.
Le profil que nous recherchons
Vous avez une expérience significative (minimum 5 ans) dans une fonction d'Office Manager, Assistante de Direction Générale ou Executive Assistant.
Vous êtes reconnue pour :
✔ votre sens de l'organisation
✔ votre autonomie
✔ votre aisance relationnelle
✔ votre capacité à anticiper
✔ votre excellente communication écrite
Les compétences attendues
- Maîtrise du Pack Office
- Teams et outils collaboratifs
- Très bonnes qualités rédactionnelles
- Anglais professionnel (C1)
- Aisance avec les outils numériques
- Appétence pour les nouveaux outils types (IA,….)
- une expérience/formation dans l’utilisation de l’IA
Pourquoi nous rejoindre ?
Vous intégrerez une entreprise à taille humaine
Vous occuperez un poste stratégique, très varié, au contact direct de la Direction Générale.
Aucune journée ne ressemble à une autre.
Les +
- CDI
- Statut cadre
- Télétravail partiel possible
- Environnement de travail moderne
- Entreprise innovante
- Proximité avec la Direction
- Missions variées
- Forte autonomie
MAXXING promeut la diversité et l'égalité des chances. Nous encourageons les candidatures de toute personne qualifiée, sans distinction de genre, d'origine, d’âge ou de situation de handicap.
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